Belgelendirme Prosedürü

Başvuru:

Belgelendirme sürecine ilişkin sınav başvuruları; https://nisantasisem.voc-tester.com/basvuru adresinden yapılmaktadır.

Sisteme kayıt edilmiş olan başvuru NİŞANTAŞI SEM Belgelendirme birimi tarafından ilgili evrakların varlığı teyid edilerek Başvuru Onaylanır. Başvuru eksik bir bilgi veya belgeden dolayı kabul edilemiyor ise, adaydan eksik olan bilgi ve belgeleri tamamlaması talep edilir.

Başvuru sahiplerinin, bir özür durumuna bağlı olarak özel bir sınav düzenlemesine ihtiyaç duyması söz konusu ise, bu hususlar başvuru formunda mutlaka belirtilmelidir. Söz konusu özel durumun belgelendirmeye engel teşkil etmemesi durumunda, sınav organizasyonlarında engelli veya diğer itina gösterilmesi gereken kişiler için özel ihtiyaçların karşılanması amacıyla gerekli tedbirler zorunlu olarak alınır. Bu tedbirlerin alınması sırasında adil ve tarafsız bir ölçme değerlendirme sürecinin sağlanması esastır.

Sınavın, teorik ya da performansa dayalı bölümünden veya her iki bölümünden de başarısız olan aday bir (1) yıl içerisinde başvurması halinde, başarısız olduğu bölümde yer alan birim, birimlerin bazılarından ya da birimlerin tümünden sınava tekrar girebilir. Bir yıldan daha fazla ara verilmesi durumunda, adayın her iki bölümden de sınava girmesi gerekmektedir.

Mesleki Yeterlilik, Sınav ve Belgelendirme Yönetmeliği çerçevesinde, adaylar, aynı sene içerisinde farklı belgelendirme kuruluşlarında katıldıkları belgelendirme sınavları sonrasında başarılı oldukları yeterlilik birimlerini birleştirerek Mesleki Yeterlilik Belgesi alma hakkına sahiptirler. Farklı belgelendirme kuruluşlarının sınavlarından alınan sonuçların birleştirilmesi yalnız yeterlilik birimi bazında gerçekleştirilebilir; sınav bölümleri (Teorik, Performans) bazında birleştirme yapılmayacaktır.

Başvurular en geç 7 gün içerisinde belgelendirme birimimiz tarafından web sitesi üzerinden değerlendirilir ve onaylanır.

Sınav Süreci :

Adaylar sınav saatinden en geç 15 dakika önce sınav yerine gelmiş olmalıdır. Teorik sınava tüm yeterlilik birimlerinden girecek olan adaylar ilk 15 dakika sınav salonunu terk edemez. İlan edilmiş tarih ve saatte sınav yerinde hazır bulunmayan adaylar sınava alınmaz ve yatırdıkları sınav ücreti iade edilmez veya bu ücretlendirme kapsamında yeni bir sınav düzenlenmez.

Ölçme ve değerlendirme sürecinde herhangi bir usulsüzlük, kopya veya hile durumu tespit edilirse adayın sınavına son verilir. Sınavda etik olmayan davranışlarda bulunan (ör: kopya çekme, başkası adına sınava girme vb.) aday, NİŞANTAŞI SEM’de yeniden sınava başvurmak için en az 12 ay bekler. Bu durumda, sınav tekrarı fiyat listesinde yer alan ücrete tabidir. Tekrar sınavlarında başarılı olamayan adaylar, yeni adaylar için uygulanan başvuru sürecine tabidir.

NİŞANTAŞI SEM’de personel belgelendirme sınavları, Ulusal Yeterlilikler baz alınarak, sınav şartları, geçme-kalma kararının geçerliliği dâhil her bir sınav sonucunun içerik ve zorluk derecesi benzer seviyede olacak şekilde tasarlamaktadır. Soruların seçimi bilgisayar programındaki özel bir algoritma yardımı ile yapılmaktadır.

Programın algoritması aşağıdaki kriterleri göz önünde tutmaktadır:

1. a) Soruların zorluk dereceleri (kolay, orta, zor)
2. b) Soruların sorulma sayısı
3. c) Soruların doğru cevaplanma oranı

Bu 3 kritere istinaden sınavlardaki soru zorluk dağılımı ortalama %50 orta, %25 kolay ve %25 zor şeklinde olmaktadır. Bilgisayar programı, cevaplanma oranına göre soruları otomatik olarak seviyelendirmektedir. Program vasıtasıyla soruların cevaplanma performansları kontrol edilmekte, cevabı herkes tarafından doğru ya da yanlış verilen sorular için revizyonlar yapılmaktadır.

Sınavlar iki adet kamera ile çekilir ve kamera ile adayın görüntüleri alınarak sınav delili olarak cevaplarla birlikte saklanır. Sınav sonrasında bir sorun oluşmadığı takdirde sınav sonuçları bilgisayara kaydedilir.

Performansa Dayalı Sınavlar:

Sınav başlangıcından önce; adayların sınav alanı, senaryo ve senaryodaki çizimin sınav alanındaki karşılığı ile ilgili açıkça bilgilendirilir. Adaylara mutlaka ulusal yeterlilikte tanımlanan kritik adımlar hakkında bilgilendirme yapılır. Sınav öncesinde uygulama sınavı kontrol formunda yer alan ancak adayı başarılı olacak şekilde yönlendirmeyen, sadece işlem adımlarını içeren bir doküman gerektiğinde aday ile paylaşılabilir.

Sınavlarda adayların kullanması gereken teçhizatlardan gerekli görülenlerin üzerinde kullanım talimatları bulundurulur. İhtiyaç durumunda adaylara ilgili teçhizatın kullanımı ile ilgili ön bir bilgilendirme yapılır. Gerekli görülen durumlarda adaya sınav öncesi alışkanlık kazanması için birkaç kez deneme yaptırılabilir.

Performans sınavının gerçekleştirileceği alanın, kamera ile sınav yapıcılar tarafından kayıt alımı yapılır. Sınavda sınav yapıcı TL.04 Performans Sınavı Kamera Metni Talimatına göre kamera kaydı alır. Kamera kayıtları dijital makineler vasıtası ile yapılır. Sınav yapıcılar, Performans Sınavı Değerlendirme Formları üzerinden değerlendirmelerini yaparlar. Sınav iki adet kamera ile kayıt altına alınır.

Her bir adayın performansının değerlendirilmesi her bir adımın performansının notlandırılması ile gerçekleştirilir. Adayın performans sınavı senaryosunda yer alan gereklilikleri adım adım sınav yapıcı tarafından notlandırılır. Adayın sınavının sonlandırılması sonrasında sınav yapıcı toplam değerlendirmeyi hesaplayarak Perfomans Sınavı Değerlendirme Formuna yazar ve o aday için performans sınavının tamamlandığını ve notlandırılmasının yapıldığını belirterek kamerayı kapatır.

Son adayın performans sınavının tamamlanması sonrasında sınav yapıcı kamera açıkken tüm adayların senaryo ve değerlendirme formlarını zarfın içerisine koyar ve zarfı kapatır. Kapatılmış olan zarfın imzalanması sonrasında kamera karşısında sınavın tümünün tamamlandığı sınav yapıcı tarafından söylenir ve kamera kapatılır.

Karar Verme Süreci:

Karar verme işlemi bilgisayar yazılımı üzerinden elektronik olarak yapılmakta, sonrasında karar formunun çıktısı alınıp imzalanmaktadır. Karar aşamasında aşağıdaki kayıtların mutlak surette varlığı ve doğruluğu Karar Verici tarafından kontrol edilir.

1. Aday başvuru formu
2. Başvuru evrakları (Nüfus cüzdanı, ödeme dekontu)
3. Sınav için sınav yapıcı ve/veya gözetmen atama formu
4. Sınav Yeri Kontrol Formları
5. Ulusal uygulamaya ilişkin koşulların açıklandığı talimatlar (senaryolar)
6. Teorik sınava ilişkin tüm dokümanlar ve değerlendirmeler
7. Performansa dayalı sınava ilişkin tüm dokümanlar ve değerlendirmeler
8. Sınav esnasında tespit edilen uygunsuzluklara ilişkin kayıtlar
9. Kamera görüntüleri

Yukarıdaki kriterlere göre verilen belgelendirme kararı sonuçları, sınavdan sonra en geç 10 iş günü içerisinde NİŞANTAŞI SEM web sitesinden ilan edilir.

Belge Askıya Alınması, Geri Çekilmesi, Kapsam Daraltma ve Genişletme

1. a) Belge almaya hak kazanmış bir adayın belgesinin geçerliliği sürdürebilmesi için belirlenmiş şartları karşılaması gerekmektedir. Bu şartlar her Ulusal Yeterlilikte ayrı ayrı tanımlanmıştır. Bu şartların adaylara bildirilmesi başvuru sırasında kendilerine imzalatılan Personel Belgelendirme Sözleşmesi ile sağlanır.
2. b) Belgenin geçerlilik süresinin dolmasına 6 ay kala belge sahibine Uzman Yardımcısı tarafından elektronik ortamda bilgilendirme uyarıları gönderilir ve belge yenileme sınavlarına davet edilir. Belgenin geçerlilik süresi dolduğunda belge sahibi 15 (on beş) iş günü içerisinde belgesini NİŞANTAŞI SEM’e iade edecektir.
3. c) Belgenin geçerlilik süresi içerisinde veya geçerlilik süresinin sonunda belgenin askıya alınması veya iptal edilmesini gerektiren durumlar şunlardır:
4. Belgelendirilmiş kişi hakkında bildirilen şikayetlerin değerlendirilmesi sonucu aleyhinde karar alınması
5. Belgelendirilmiş kişinin, personel belgelendirme sözleşmesi, Belge, Marka ve Logo Kullanım Prosedürü veya belgelendirme programı şartlarına aykırı davranışlarının tespit edilmesi
6. Belgelendirilmiş kişinin yeniden belgelendirme kapsamında ölçme ve değerlendirme süreçlerinde kopya veya hile teşebbüsünde bulunması veya bu durumda yakalanması

Belgelendirilmiş kişi hakkındaki yukarıdaki durumlardan birisinin söz konusu olması halinde, belgesi geçerlilik süresine bakılmaksızın ilk olarak askıya alınır. Belge sahibi, belgenin askıya alındığının kendisine bildirilmesinde müteakip belge kullanımını durdurmakla yükümlüdür. Belgelendirilmiş kişi, kendisine tanınan süre içerisinde, askıya alınma sebeplerini ortadan kaldırdığına dair yeterli ve ikna edici delilleri sunması durumunda, belgenin askıya alınmasına son verilir. Bu durumda kişi belgesini kullanmaya devam edebilir.

1. d) Belgelenmiş personelin Belge, Marka ve Logo Kullanım Sözleşmesine aykırı bir tutum içinde bulunması durumunda belge öncelikli olarak askıya alınır. Bu durum belge sahibine bildirilir, hatanın düzeltilmesi için 1 ay süre verilir. 1 ay içerisinde düzeltme yapılmamış belgeler, iptal edilir.
2. e) Belgelendirilmiş kişi, kendisine verilen belgeyi iade etmekle yükümlüdür. Daha sonrasında kişi tekrar başvurarak belgelendirme sürecine yeniden başlayabilir.
3. f) NİŞANTAŞI SEM, belgelendirilmiş kişinin, belgelendirmesinin askıya alınması ya da geri çekilmesi halinde,

• Askıya alma süresi boyunca belgeyi kullanmaktan kaçınacağından emin olmak için
• Geri çekilmesi durumunda belgeyi kullanmaktan kaçınacağından ve belgesini geri teslim edeceğinden emin olmak için belgelendirilmiş kişi ile hukuki yaptırımı olan Personel Belgelendirme Sözleşmesini imzalar.

1. g) Belgeli kişiden kapsam daraltma ve genişletmeye yönelik talep gelmesi durumunda ilgili belgelendirme programı kurallarına uygun olarak Şirket Müdürü başvurunun zamanında ve hızlıca ele alınmasını sağlar.

4.7 Yeniden belgelendirme süreci

NİŞANTAŞI SEM, yeniden belgelendirme sürecini ilgili Ulusal Yeterliliklerin “15- Belge Yenilemede uygulanacak Ölçme-Değerlendirme Yöntemi” kısmına göre yönetmektedir.

Belgenin geçerlilik süresinin dolmasına 6 ay kala veya MYK’nın yeniden belgelendirmeyi gerektirecek şekilde ilgili programda değişiklik yapması durumunda, belgelendirilmiş kişi SMS veya e-posta yoluyla bilgilendirilerek, belge yenileme işlemleri için davet edilir. Belgelendirilmiş kişi süresi içinde başvuruda bulunmazsa, belge askıya alınır veya iptal edilir. Geçerlilik süresi içinde bir belge sahibi, belge askıya alınmış olsa dahi belge yenileme talebinde bulunabilir.

Belgelendirilmiş kişi, sahip olduğu sertifikayı aynen yenileme talebinde bulunabileceği gibi eğer imkan var ise kapsam genişletme veya kapsam daraltma şekilde de başvuru yapabilir.

Beş (5) yıllık geçerlilik süresinin sonunda belge sahibinin performansı aşağıda tanımlanan yöntemlerden en az biri kullanılarak değerlendirmeye tabi tutulur;

1. a) 5 yıl belge geçerlilik süresi içinde yeterlilik belgesi kapsamında en az iki yıl veya son altı ay boyunca ilgili alanda çalıştığını gösteren kayıtları (hizmet dökümü, referans yazısı/mektubu, sözleşme, fatura, portfolyo vb.) sunulması,
2. b) Yeterlilik kapsamında yer alan yeterlilik birimleri için tanımlanan performansa dayalı sınavların (P1) yapılması.

Değerlendirme sonucu olumlu olan adayların belge geçerlilik süreleri 5 yıl daha uzatılır.

4.8 Birim Başarı Belgesi

Aday birim başarı belgesi talep etmesi durumunda başarılı olduğu Yeterlilik Birimlerini göstermek üzere kendisine  “Birim Başarı Belgesi” formunda yer alan içeriğe uygun olarak belge verilir.

4.9 Belge Teslimi

Sınav sonuçlarına göre belge almaya hak kazanan adayların hazırlanan belgeleri, MYK tarafından NİŞANTAŞI SEM’e gönderildikten sonra Şirket Müdürü tarafından imzalanarak en geç 15 iş günü içerisinde belge sahiplerinin Personel Belgelendirme Başvuru Formu veya belgelendirme sözleşmesinde belirtmiş oldukları belge teslim şekline göre teslim edilir.

4.9.1 Belge ve Logo kullanım koşulları

Belgeli kişilerin TÜRKAK ve MYK Markaları ile NİŞANTAŞI SEM Logosunun itibarını düşürecek hiçbir davranış içerisinde bulunmayacaklarını ve yanıltıcı şekilde kullanmayacaklarına dair beyanları alınacaktır.

4.10 Belgenin Kaybedilmesi, Yırtılması

Belge sahibi, belgesini kaybettiğini belgelendirme kuruluşuna dilekçe halinde bildirir. Dilekçesi incelenen belge sahibi şayet belgesinin geçerlilik süresi geçmemiş ise belgesi yeniden düzenlenir.

Kaybolma ve yırtılma gibi nedenlerle yeniden belge talep edilmesi durumunda ücret tarifesindeki fiyat baz alınarak MYK’dan yeniden belge düzenlenmesi talebinde bulunulur. Ücreti alınarak adaya yeni belgesi verilir.

4.11 Sınavın Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından İptal Edilmesi

Mesleki Yeterlilik Kurumu(MYK), zaman zaman Performans sınav Görüntülerini NİŞANTAŞI SEM Belgelendirmeden talep edebilmektedir. MYK tarafından görüntü izleme amacıyla görevlendirilen Teknik Uzmanlar MYK tarafından oluşturulmuş “SBD.RHB.007 no’lu Kamera Kayıt İnceleme Rehberi”nde yer alan kurallar çerçevesinde sınavları notlandırmaktadırlar. Teknik Uzmanlar tarafından yapılan notlandırma neticesinde sınavlar MYK tarafından iptal edilebilmektedir.

Sınavların iptali durumunda NİŞANTAŞI SEM; MYK Portalda “sınav iptal” işlemini gerçekleştirir. Belge sahipleri sınav iptali konusunda bilgilendirilerek ücretleri iade edilir. Sınav iptalini gerektiren uygunsuzlukların kapatılmasına yönelik olarak Düzeltici Önleyici Faaliyet(DÖF) gerçekleştirilir. Teknik uzmanların ilgili DÖF’leri uygun bulup uygunsuzlukları kapatması sonrasında belgeleri iptal edilmiş olan kişilerin belgelendirme süreçleri başlatılır.